Отказное письмо (ОП) свидетельствует о факте, что продукция в нем указанная не подлежит обязательному государственному регулированию в форме сертификации или декларирования в обязательных системах Российской Федерации или Таможенного Союза. ОП может потребоваться в следующих ситуациях:
- при пересечении грузом границ РФ или ТС;
- при возникновении необходимости санитарного, фитосанитарного или другого вида надзора;
- по требованию других надзорных органов;
- по требованию покупателя или потребителя готовой продукции и в других ситуациях.
ОП призвано разрешить споры и сомнения участников различных взаимодействий. Существуют ОП для таможни и ОП для торговли. Последнее обычно оформляет как разъяснительный аргумент для предоставления покупателям или для контролирующих органов. Оформить такое письмо можно практически в любой обязательной системе сертификации:
- в системе ГОСТ Р, в подтверждение, что продукция не включена в перечни ПП № 982 от 01.12.2009, с учетом всех имеющихся в текущему моменту корректировок данного Постановления (на основе ФЗ № 184 Правительство РФ обязано ежегодно вносить изменения в данный документ. Кроме этого изменения его происходят на основе введения в действие Технических регламентов РФ и Таможенного Союза, при изменении на основе законов способов технического регулирования, изменения формы подтверждения соответствия и при прочих требованиях законодательства );
- в системе ГОСТ Р в подтверждение, что продукция не включена в перечни действующих Технических регламентов РФ;
- в системе санитарной сертификации в подтверждение единых требований Таможенного Союза;
- в системе пожарной сертификации на основе Технического регламента (ФЗ № 123) и в других системах сертификации;
- в Роспотребнадзоре, что не требуется оформления Разрешения на применение.
Для оформления отказного письма для торговли требуется заполнить заявку на получение ОП и прислать реквизиты компании получателя, электронный адрес компании в орган сертификации, который имеет аккредитацию в требуемой обязательной системе оценки соответствия.
Это могут быть органы сертификации, имеющие аккредитацию в Росстандарте (Федеральном агентстве по техническому регулированию и метрологии) на проведение процедуры подтверждения соответствия в системе ГОСТ Р, имеющие аккредитацию в МЧС на проведение процедуры подтверждения соответствия в системе пожарной безопасности.
Это может быть центральный или территориальный орган Роспотребнадзора (в Федеральную службу по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека), обладающий правом оформления санитарных разрешительных документов в системе законодательства Таможенного Союза или другой орган обязательной сертификации.
ОП обычно содержит идентификацию продукции с указанием конкретных кодов ОКП (Общероссийского классификатора продукции) и ТН ВЭД ТС (Товарной номенклатуры внешнеэкономической деятельности Таможенного Союза). Здесь же дается разъяснение, попадает ли указанный товар под действие того или иного законодательного документа, которые регламентируют какие-либо обязательные для конкретной продукции требования, например, отсутствие обязательной оценки соответствия продукции.
Важное значение имеет орган сертификации, куда происходит обращение за ОП для торговли. Верить или не верить ОП – зависит от авторитета органа сертификации в требуемой сфере. Большим спросом пользуются ОП от органов по сертификации, которые хорошо известны в торговле, имеют большой авторитет у надзорных и контролирующих организаций, у привередливых покупателей.
